Comment archiver les données du chronotachygraphe numérique ?

Depuis 2006, la Réglementation Sociale Européenne (RSE) impose à tous les pays membres de collecter et d’archiver les données du chronotachygraphe numérique.

Ainsi, vous devez lire et collecter les données de la carte conducteur tous les 28 jours au plus tard et les données de l’unité embarquée tous les 90 jours au plus tard.

Comment les données du chronotachygraphe numérique sont-elles collectées ?

Pour rappel, les cartes conducteurs, qui appartiennent aux chauffeurs, sont délivrées en France par l’Imprimerie Nationale, et plus spécifiquement par CHRONOSERVICES.

De cette collecte sont issus deux fichiers :

• Le fichier C1B pour les données du conducteur ;
• Le fichier V1B pour les données du chronotachygraphe.

Ces extensions C1B et V1B sont spécifiques à la France. En effet, les autres pays utilisent une extension DDD à l’exception de l’Espagne qui utilise l’extension TGD.

Pour répondre à ce besoin, SOGESTMATIC propose beaucoup de solutions de collecte, adaptées à votre fonctionnement interne.

Ainsi, nous proposons les lecteurs C1B et lecteurs V1B suivants :

• Collecte manuelle des données véhicules et conducteurs avec la clé de transfert VDO DLK PRO ;
• Collecte sur PC des données conducteurs avec un petit lecteur de cartes à puce USB ;
• Collecte des cartes conducteurs dédiée aux chauffeurs avec notre boitier mural intérieur TM401 ou notre boitier mural extérieur TM402. Ce boitier fonctionne en autonome sur le réseau sans PC 24h/24h.
• Collecte automatisée à distance des C1B cartes conducteurs et des V1B unités embarquée avec nos produits DLD et DIGIDL.

Comment archiver les données du chronotachygraphe numérique ?

Au-delà la lecture C1B et de la lecture V1B, vous devez archiver ces fichiers et donc être capable de les restituer à l’administration si elle vous contrôle.

Ainsi, la RSE impose de conserver le fichier V1B véhicule (ou DDD ou TGD) pendant une durée minimale d’un an.

Par ailleurs, la RSE impose également de conserver le fichier C1B conducteur (ou DDD ou TGD) pendant une durée minimale d’un an, voire de 3 ans si les données sont susceptibles d’être produites dans le cadre d’un conflit prud’hommal. Nous vous conseillons donc de conserver ces fichiers C1B pendant 3 ans.

L’absence de téléchargement des fichiers C1B et V1B ou le défaut d’archivage C1B ou archivage V1B sont passibles d’une amende de 5ème classe, soit 1 500 euros, voire de 3 000 euros en cas de récidive.

En outre, l’absence d’archivage est un délit pénal.

Afin d’être sûr de bien archiver vos données, de les conserver pendant ces durées légales, et de pouvoir les restituer lors d’un contrôle de l’administration, SOGESTMATIC met alors à votre disposition son logiciel ARCHITAC.

En complément, ce logiciel vous permettra également de voir les conduites sans cartes, et d’être relancés en cas de dépassement des délais d’archivage, voire de renouvellement de vos cartes conducteurs.

Si vous souhaitez aller plus loin dans vos analyses, notre module ARCHITAC RSE vous permet de visualiser les décomptes d’heures de vos chauffeurs et leurs éventuelles infractions.

Notre module TACHOSOCIAL vous permettra aussi de compléter les heures collectées via la carte CHRONOSERVICES avec les éléments variables de paie (absences, congés, primes, frais, etc...).

Vous pourrez ainsi disposer de données prêtes à être intégrées dans votre logiciel de paie sans ressaisie. Mais aussi de visualiser les heures majorées, les repos compensateurs, etc...

Enfin notre module TACHOPREMIUM vous permettra de venir compléter ces données numériques avec les éventuelles données de vos chronotachygraphes analogiques, dans le cas où vous disposez encore de véhicules à disque.

Et si, suite à la lecture de cet article, plusieurs produits vous intéressent, n'hésitez pas également à consulter nos packs archivages. Ils combinent matériel et logiciel pour être au plus proche de vos besoins :

• Archibox 1: clé de déchargement + logiciel Architac, pour 1 véhicule et 1 conducteur.
• Archibox 3 : clé de déchargement + logiciel Architac, pour 3 véhicules et 3 conducteurs.

N'hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations sur la collecte et l'archivage de vos données de chronotachygraphe.